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加强档案收集 提高管理效率 |
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作者：陈朝阳 发稿人：刘晨 发布时间：2013-03-27 10:23:06 点击数：3182
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——浅析档案管理对行政管理的促进作用 陈朝阳 摘 要：档案管理对行政管理有着积极的促进作用。在实际工作中，档案资料的缺失是隐性的，本文试图从档案资料缺失问题入手，重新认识档案工作在行政管理中的重要地位和作用，通过延伸档案形成阶段的要求，规范办公程序，提高管理效率。 关键词：档案工作行政管理 地位 作用 档案资料整理工作向前延伸便是档案资料的形成过程，其形成过程体现着行政管理的过程。 若档案资料收集不完整，许多生动的、重要的工作和活动就会在档案中消失。这样，档案是不完整的，是有缺憾的。其中有些材料将会永远消失。我们常发生这样的现象，工作干过了，档案中却没有记载，没有相关的材料，遇到汇总材料、总结工作、或从事相近的工作，查找相关材料时出现资料缺失，看不到当时的主办单位、相关人员、工作步骤、具体措施、活动效果及经验总结。 如果平时工作就是做了就算了，则是盲目的、效力有限的。这也体现一个单位的工作状态和工作方式。强调档案收集既是档案管理的需要，又是进一步提高行政管理效率的要求。一方面，通过行政管理，进一步加强档案管理工作；另一方面，高水平的档案管理会进一步规范行政管理工作，通过总结经验教训，优化管理细节，用规范性的文件、制度将这些总结出来，化繁为简，提高工作效率。 我们知道，在实际管理工作中，常规管理在执行中会有很多例外和特殊情况的处理办法，这些特殊情况的出现也不是每次都有，但若有档案记载，就可参考以往经验。 我们有这样的体会，经常性为找到某个材料耽误大量时间。一方面，档案管理需要提高管理水平；另一方面，档案资料要完整，并及时的入档，否则“巧妇难为无米之炊”。我们经常可以看到，在平时工作中，由于档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案并不能全部反映一个单位各方面的工作，以学校为例，学校档案只能简单地反映重要的人事变动、重要活动和审批事项等，但是直接反映师生活动、教学过程、学生情况等材料，缺失的比较严重，不全面，甚至没有记录，活动过去了，没有记录；一个经过验证正确的措施使用过，也没有记录，有时想起来也无处查找；还有很多材料散落在经手人的脑子里、电脑里、笔记本上，很多重要的信息就这样随着时间的推移就逝去了，再也没有了痕迹。这样的事情对一个单位来说是一个重大的损失。 因此，我们说，档案的规范管理过程也是学校各项管理项目的规范的过程，两者是相互促进、相互影响的过程。一个单位的工作秩序和规则、运行方式、效率是多年来不断摸索出来的，很多措施是非常有效的，如何甄别、利用这些有效的手段，包括反面的教训，对一个单位来讲是弥足珍贵的。档案室不仅仅是保险柜，存放材料而已，它对学校管理和指导学校发展起着重要的作用。下面，就档案管理对行政管理的促进作用进行探讨。 一、学校档案资料缺失的主要表现 档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，也有 | |||||
